Inventario

 

Por Derly Patricia Fonseca

 

 

 

El trabajo realizado en el programa Paisajes Conectados, luego de estar durante nueve años en la recepción, es una de las experiencias profesionales más importantes que he vivido y de las que más me han llenado de satisfacción. Después de escuchar y participar en una que otra actividad de algún proyecto, y luego de ver cómo creció esta familia Fondo, viene a mi mente cuando llegué el primer día y éramos doce personas en la oficina 2703, una organización de segundo piso. Hoy en día somos más de cien personas, contando a los contratistas, y estamos en tres oficinas. Por ellas han pasado tantos rostros, tantas vivencias y tantas alegrías como la celebración de los quince años del Fondo Acción, el lanzamiento de muchos proyectos e iniciativas, así como experiencias no tan buenas como la plataforma Donacción.

 

En septiembre del 2015 llegó la hora de formar parte del programa Paisajes Conectados y, desde ese momento, ocupo el cargo de asistente administrativa. Soy administradora de empresas, encargada de la elaboración de solicitudes, hacer seguimiento y análisis de cotizaciones para compra de bienes o servicios, elaboración de las órdenes de compra y órdenes de servicio, seguimiento a órdenes de viaje, gestión de reservas de tiquetes y hospedaje, coordinación de la logística para eventos y reuniones, manejo de inventario de muebles y equipos del programa, y responsable del escaneo de soportes contables para hacer informes mensuales, entre otras actividades.

 

Al llegar, experimenté una serie de sensaciones muy distintas, que iban del temor a la alegría, y sabía que iba a tener que enfrentar muchos retos y que sería una oportunidad de crecer. Así como los bebés tienen un proceso de aprendizaje, así mismo lo tuve yo, pues a pesar de llevar tanto tiempo en el Fondo, no sabía qué iba a ocurrir. Pasaría de la teoría a la práctica. Empezaría a comprender todo el manejo contable y financiero del programa, a familiarizarme con él, a apoyar la revisión de informes financieros, legalizaciones, anticipos, etc., y eso me aterraba.

 

Eran tantos temas y tanta información, que yo pensaba: “¿En qué me metí?”,  pero fue ahí cuando me di cuenta qué es un equipo de trabajo, en el que cada persona aporta su conocimiento y experiencia a la consecución de ese gran objetivo. Nos unió un mismo sentir y la alegría de trabajar con pasión por algo en lo que se cree. Pronto llegó la primera adquisición, y con esto la necesidad de crear una herramienta que nos permitiera llevar el registro y control de todas las compras y entregas que haría el programa en campo; así nació el inventario.

 

El inventario

 

El comienzo

Algunas veces me pregunto si todos alcanzan a dimensionar lo que es llevar un inventario y lograr hacer las entregas de materiales a las familias y comunidades beneficiarias. Es un trabajo maratónico que incluye a las personas en campo, a los técnicos, promotores, familias y al equipo en Bogotá, todos corriendo para que nada falle y podamos cumplir las metas.

 

Todo comienza con los planes de finca que elabora el técnico con las familias, donde priorizan qué hacer y cómo se lleva a cabo este proceso, desde un plan de adquisiciones hasta la entrega final de materiales a cada familia.

 

Compras

El equipo de Solano, por intermedio del coordinador, elabora el plan de adquisiciones, el cual se envía a la oficina de Bogotá para su validación y aprobación en conjunto con las áreas técnica y jurídica, hasta que se llega a la compra y entrega de los materiales e insumos.

 

La entrega

Luego de realizado todo el proceso, se llega a la entrega de estos insumos a las familias para que inicien su implementación. Es una tarea conjunta entre el proveedor, el equipo de campo, el equipo de Bogotá y las familias.

 

Confianza

Cada entrega hecha refleja la confianza del programa en las familias, de la organización en toda la comunidad y del donante en nosotros. De ahí la importancia de que todas las compras estén debidamente registradas, ordenadas y validadas en el sistema.

 

Aprendizajes

Ante las innumerables diferencias encontradas en el inventario cada vez que se realizaba una nueva compra y por el cambio de algunos integrantes del equipo, se decidió que este se llevara desde la oficina de Bogotá. Como asistente administrativa del programa me pareció menos desgastante, ya que cada vez que se hacía una compra y llegaban las actas de entrega a cada familia, en la revisión otra vez había errores. Empecé a trabajar de cero e ingresé en el aplicativo todo desde la primera compra. Han sido más de 37 compras y 1.800 actas registradas, donde cada ítem está debidamente soportado. Fue desgastante y exhaustivo, pero hoy puedo decir que se logró.

Mi primer viaje a Solano me hizo reflexionar sobre cómo se vive en esa otra Colombia, olvidada y recordada solo por el narcotráfico, donde después de navegar durante cuatro horas por el río y con una humedad impresionante, pero con hermosos paisajes —tal como me lo habían contado mis compañeros—, llegué a Solano. Yo, toda una citadina y cachaca, me sentí impresionada por el hecho de que hubiera carros, solo unas pocas motos y bicicletas. Me pregunté: “¿Cómo hacen?” y, además de todo, sin electricidad constante. Hoy en día veo cómo ha crecido y cambiado el municipio.

 

Como responsable del inventario de materiales e insumos para las familias, sabía que en esa visita tocaba aprovechar al máximo el tiempo, no había cabida para el descanso. Cuando uno se va de viaje piensa que va a descansar, pero mentira, hay tantas cosas que hacer que el tiempo no alcanza.

El objetivo de este viaje era dejar cuadrado el inventario de materiales e insumos, pues en ese momento su manejo y responsabilidad estaban a cargo de la oficina de Solano. Después de intercambiar información, nos dimos cuenta de que no cuadraban nada las compras con las entregas: había unos desfases de información terribles. Un ejemplo sencillo: se compraban cinco motobombas en marzo y aparecían entregadas siete motobombas en enero. En ese sentido, teníamos dos problemas: no podíamos haber entregado más de lo que se había comprado ni mucho menos haber entregado en enero lo que compramos en marzo. En este primer viaje llegamos a hacer el conteo, implemento por implemento, de cada ítem (tornillo, arandela, tuerca, tejas, mangueras, canecas, paneles solares...) en la bodega de la oficina de Solano, un espacio cerrado, sin ventilación y con una temperatura de más de 40 °C. Contábamos apenas con un pequeño ventilador para esta labor, que fue titánica.

 

Tanto los miembros del equipo de campo como los integrantes del equipo en Bogotá aprendimos de esa experiencia y comenzamos a ser más rigurosos en las actas de recibido de materiales por parte del proveedor, al igual que más juiciosos al entrenar al equipo sobre cómo debían diligenciar y entregar a las familias tales materiales. Esto debido a que muchas actas llegaban sin firma de recibido, sin fecha clara, con tachones, copias que no concordaban con lo programado y errores de cantidad y descripción de artículos. Aprendimos también de transparencia y confianza, puesto que las comunidades vieron nuestro compromiso con ellas.

 

De los errores se aprende

Aprendimos que todo se construye en equipo y que para que funcione algo se debe trabajar conjuntamente; que si yo no sé hacer algo, debo tener un backup, y que hay que tener entrenamiento y acompañamiento. Quizás los errores sirvieron para que todo el equipo se pusiera la camiseta y fuera consciente de la importancia de llevar este inventario de manera organizada.

Paisajes ha dejado un aprendizaje y una oportunidad para compartir y repetir esta experiencia con otros proyectos del Fondo donde requieran llevar un inventario de este tipo.

 

Resultados

Con las entregas de insumos y materiales se ha conseguido que cada sueño de las familias a través de la implementación en su finca sea una realidad. Para el programa, ver que las comunidades han transformado sus paisajes y su vida nos llena de satisfacción y nos da pie para seguir trabajando por esas comunidades que quieren construir país desde sus regiones.

 

Para el Fondo Acción, comprender las dinámicas de cada zona ha permitido hacer ajustes en todos los procesos internos; ha sido un aprendizaje que ha valido la pena. Paisajes ha generado confianza en nosotros mismos. Como ejecutores directos, creo que ha consolidado un equipo con el conocimiento y la experiencia en este tipo de programas. Ahora podemos salir a buscar nuevas oportunidades y retos con otros donantes, porque el Fondo es una organización capaz de conseguir lo que quiere.

 

No se habían equivocado en escoger a los mejores para formar parte de este proyecto, pues cada uno a su manera me abrió este espacio para aprender. Y no solo yo: todo el equipo y la organización lo iban haciendo, ya que era la primera vez de muchas cosas. Por ejemplo, el Fondo fue un ejecutor directo y tuvo que responder con las metas y resultados del convenio firmado con el donante que puso su confianza en nosotros. También lo fue para el operador de una de las zonas (ACT), que para muchos empezó como una tortura, una mezcla de amores y desamores, pero al final, cuando se ve el trabajo realizado con las comunidades, uno dice: “Todo valió la pena”.

 

Recuerdo que tuve la fortuna de trabajar de primera mano con las financieras de las dos organizaciones en la revisión de los informes mensuales. No vayan a creer que fue fácil: todas esas cifras, documentos y soportes en mi cabeza eran como un cubo de Rubik que no hallaba cómo organizar. Los primeros días de cada mes llegaba el informe que había que analizar. Fueron 39 legalizaciones en total, cerca de 2.000 documentos que se tenían que revisar y verificar que se hicieran las retenciones correctas, que se pagara la seguridad social, que cada peso que se gastara tuviera su soporte… Una tarea titánica que, con el paso de los meses, fue encajando en una sincronía perfecta.

 

Esto sirvió para que la entrada en operación del proyecto no fuera tan desgastante en las dos geografías caqueteñas. A todos los participantes en el programa nos unía un mismo fin, un mismo sentir en la construcción de país y de unas comunidades que querían que las escucharan y apoyaran. Por medio de sus propuestas y proyectos buscaríamos mejorar las condiciones de vida de los pobladores. En Bogotá, las personas no se dan a la tarea de ver de dónde viene lo que consumimos ni cómo es la vida de las comunidades u organizaciones que quieren transformar su territorio. Un ejemplo de esto es algo tan básico como el agua o la gasolina. Abrimos la llave y tenemos el agua ahí, a la mano, sin tener que esperar a que prendan una motobomba o a que el acueducto funcione, o sin tener que resolver cómo transportar hasta nuestras viviendas este preciado líquido.

 

Transcurría el año y la avalancha de contratos, contratistas, planes de trabajo, viajes, compras y compromisos con todos los actores no daban espera. Fueron tiempos de mucho trabajo. Todo lo que se hacía en Bogotá, desde el escritorio, se veía reflejado en los territorios. Para cada reunión se debían cuadrar tiquetes, gastos de viaje, logística en los diferentes lugares… Había que preparar cada capacitación y contratar el apoyo técnico necesario, de ahí la importancia de que todo saliera perfecto en la oficina de Bogotá. Cada plan de adquisiciones para las compras requería un trabajo previo y minucioso, realizado por varios integrantes del equipo.

 

Cada contrato, cuenta, informe y legalización empezaron a tener cara, cada uno en su forma particular de entregar y recibir las recomendaciones para hacernos la vida más fácil, pues para un citadino no es fácil comprender cómo es la dinámica en cada zona. Aquí uno todo lo ve fácil, pero cuando quienes conocen los territorios comienzan a contar las dificultades para acceder a los recursos más básicos, como el agua, es ahí cuando uno valora lo que tiene y lo que es capaz de hacer. Un ejemplo de esto es el acceso a la gasolina. Aquí en la capital sabemos que está ahí, no nos percatamos de su importancia. Cuando usamos el transporte público, solamente salimos a la calle y tomamos bien sea el Transmilenio, bus, taxi… y ya, llegamos a nuestro destino.

 

Para las comunidades esto es más complicado, ya que el transporte es costoso por la dificultad de conseguirlo. Desplazarse a una capacitación o asistir a un evento o taller implica viajar muchas horas por varios medios de transporte (fluvial y terrestre) para poder llegar al destino.

Todos aprendimos —después de muchas vivencias— que no es fácil que los documentos lleguen a tiempo y con la calidad que esperábamos por la distancia y por las vicisitudes del viaje. Mandar un documento es toda una travesía, pues hay que enviarlo por remesa en un bote por cuatro horas y luego por correo certificado hasta Bogotá. Además, los tiempos no siempre cuadraban, de ahí que tuvimos que aprender a flexibilizar algunos procesos, inventar formas de hacer más fáciles y organizadas las cosas tanto para ellos como para nosotros. Se idearon muchos formatos, soportes y medios de reporte para mejorar el trabajo. Empezamos a recibir la documentación escaneada, y luego hacíamos comentarios y correcciones para que la información llegara con calidad y en las mejores condiciones posibles.

 

En ese sentido, para los miembros del Fondo Acción también ha sido un aprendizaje, pues ya no solo las áreas contable y administrativa están involucradas en los temas de números, sino que todos hemos aprendido de retenciones, impuestos y demás. El acompañamiento ha sido clave para que todo se lleve en buenos términos, tanto para las comunidades como para nosotros.

 

 

 

 

 

 

Esta publicación fue posible gracias al apoyo generoso del pueblo de Estados Unidos, a través de la Agencia de Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (usaid). El contenido de este libro  es responsabilidad de Fondo Acción y no necesariamente refleja el punto de vista de usaid o del Gobierno de Estados Unidos.